Cuando un cliente envía el formulario de una ficha, el trabajo no termina: empieza un recorrido que conviene tener claro. Motorvia guarda ese recorrido en el panel para que no dependa de una libreta, de una hoja de cálculo o de la memoria de una persona.
1. Llega la solicitud
El cliente rellena el formulario de la ficha o del catálogo. La solicitud se registra como una oportunidad con estado Nueva.
En este punto el vehículo no queda reservado. El formulario sirve para contactar, no para bloquear el coche. Si el cliente quiere asegurarlo, hace falta crear una reserva.
La oportunidad guarda el nombre, el correo o teléfono, el mensaje y el vehículo sobre el que se ha preguntado. También queda un historial de la actividad.
2. Contacto y cualificación
El equipo revisa la oportunidad y la mueve por los estados disponibles:
- Nueva: todavía no se ha contactado.
- Contactada: ya hay un primer contacto.
- Cualificada: el cliente tiene interés real y encaja con el vehículo.
- Visita agendada: hay una cita o una prueba programada.
- En negociación: se está hablando de precio, condiciones o reserva.
- Ganada: la operación ha terminado en venta.
- Perdida: el cliente no sigue adelante.
3. Visita o prueba de conducción
Si el cliente quiere ver el vehículo, se agenda una visita desde la oportunidad. La cita se asigna a un comercial, con fecha, hora y tipo de visita.
El sistema comprueba que el comercial no tenga otra visita solapada y que el vehículo siga disponible. Una visita no puede durar más de ocho horas. Si el vehículo ya está vendido o retirado, el panel no permite agendar la visita.
4. Reserva
La reserva sirve para apartar el vehículo durante un tiempo limitado. Al crearla se indica el cliente, una fecha de caducidad y, si corresponde, la señal y las condiciones. El vehículo pasa a Reservado y la oportunidad pasa a En negociación.
Reglas que conviene conocer:
- Solo puede haber una reserva activa por vehículo.
- La reserva no puede superar 30 días.
- La caducidad debe ser futura.
- Al caducar, la reserva deja de estar activa y el vehículo puede volver a reservarse.
- También puedes liberar una reserva antes de su fecha, indicando el motivo.
5. Venta
Cuando la operación se cierra, se registra la venta con los datos del comprador, el precio y las notas que hagan falta. La venta marca el vehículo como Vendido, cierra la reserva activa si existía y la vincula a la venta, marca la oportunidad como Ganada y deja el historial del cambio de estado.
Un vehículo solo puede venderse una vez. Si alguien intenta registrar una segunda venta sobre el mismo vehículo, el sistema lo impide. El permiso para registrar la venta no lo tiene cualquier usuario: el rol de comercial puede publicar y reservar, pero la venta requiere el permiso correspondiente.
6. Después de la venta
El vehículo vendido puede seguir visible en el catálogo como Vendido, sin precio ni formulario de contacto, o quitarse de la web. Si se queda visible, sirve como referencia de stock vendido; si se oculta, desaparece del catálogo público.
La ficha mantiene el historial y la venta queda registrada. Un vehículo vendido no se puede eliminar: solo los borradores se borran. El resto se conserva o se retira, de modo que el inventario no se cuadra perdiendo el historial.
Qué evita una doble reserva
La garantía no depende de que alguien recuerde actualizar una hoja de cálculo. Al reservar o vender, el sistema bloquea el vehículo y comprueba su estado y su versión antes de continuar. Además, la base de datos impide dos reservas activas solapadas para el mismo vehículo.
Eso no sustituye una buena coordinación del equipo, pero sí evita el caso típico de dos comerciales prometiendo el mismo coche a la misma hora.